ALV NVHPV
We zijn te gast bij Scouting Hiawatha Hoevelaken.
Veenwal 1b, 3871 KE Hoevelaken
Inschrijving is niet verplicht, wel gewenst. Voor deelname aan de maaltijd en/of overnachting is inschrijving wel verplicht. Hier zijn geen kosten aan verbonden.
Start: | Zaterdag 12 maart 2016 |
Locatie: | Scouting Hoevelaken |
Meer info: | Kees van Malssen |
Voorlopige Agenda
We zijn blij met twee kandidaten voor het bestuur maar zijn nog dringend op zoek naar een kandidaat secretaris. Ook andere versterking van het bestuur is welkom.
14:00 zaal open
14:30 Opening
- - - Notulen ALV 2015
- - - Wijziging huishoudelijk reglement m.b.t. Ligfiets&
- - - Ingebracht agendapunt: onze vrijwilligers
- - - Prijsuitreiking zomercompetitie 2015
- - - Pauze
- - - Verslag en verantwoording Cycle Vision 2015
- - - Jaarverslag vereniging algemeen
- - - Kascommissie 2013, 2014 en 2015
kijk naar de balans en begroting 2016
kijk naar de administratieve samenvatting
- - - Verkiezing nieuw bestuur
- - - Rondvraag
- - - Sluiting
15:45 Thee + commissie presentaties
Mensen die vragen/opmerkingen hebben die in de algemene vergadering besproken moeten worden, leveren deze vragen uiterlijk 16:15 in bij de voorzitter, liefst schriftelijk.
Tijdens de theepauze kunnen ook vragen voor de rondvraag bij de voorzitter ingeleverd worden, bij voorkeur schriftelijk.
16:15 Hervatting algemene vergadering
----- Verkiezing nieuw bestuur
Niet aftredend: Voorzitter Kees van Malssen en bestuurslid Marjolein van Dillen
Aftredend en niet herkiesbaar: Secretaris Peter Robbemond, Penningmeester Robert Lammerts en bestuurslid Herbert Niessen.
Verkiesbaar als penningmeester: Maarten Heckman
Verkiesbaar als algemeen bestuurslid: Jan van Hensbergen
gezocht kandidaat secretaris
gezocht algemeen bestuurslid
----- Wijziging huishoudelijk reglement artikel 2c
** voorstel nieuwe tekst: Ligfiets& wordt toegezonden aan alle leden, behalve tientjesleden, en verschijnt bij voorkeur zes maal per jaar. In geval hiervoor onvoldoende mogelijkheden zijn, kan het bestuur besluiten het aantal uitgaven te verminderen, maar niet lager dan twee per jaar.
----- Voorstel begroting 2016
----- Aanstelling nieuwe kascommissie
18:15 Rondvraag
18:45 UITERLIJK sluiting vergadering.
19:00 Gezamenlijke warme maaltijd voor wie wil (inschrijven verplicht)
20:00 - ??
Gezellig en onderhoudend avondprogramma
Wie heeft een mooi voorstel voor het avondprogramma? Anders wordt het gewoon gezellig samenzijn, bijpraten en grote verhalen ophangen.
Overnachting voor wie wil (inschrijven verplicht).
Voor de overnachting is een ruimte in het gebouw beschikbaar. Zelf (lucht)bed en slaapzak etc meenemen.
Zondag 13 maart
Ontbijt
Opruimen
10:00 Vertrek naar huis.
Verslag kascommissie 2013
Plaats/tijd: donderdag 26-11-2015 te Gouda
Aanwezig: Robert Lammers (penningmeester), Kees van Malssen (voorzitter) en Ymte Sijbrandij/Mark-Jan Bastian (kascontrolecommissie)
Verslag
op 26-11-2015 zijn wij in gelegenheid gesteld de jaarstukken van de NVHPV over 2013 te beoordelen. Deze stukken zijn op de ALV van 2014 al gepresenteerd maar de kascommissie is toen vooraf onvoldoende in de gelegenheid gesteld om deze te controleren.
De administratie is bij het aantreden van de nieuwe penningmeester overgezet in het boekhoudprogramma "Twinfield". De gegevens worden hierbij opgeslagen in de cloud en de boekhouding is hierdoor gemakkelijk overdraagbaar. Werken met het programma vraagt wel specifieke kennis van computerboekhouden. Voordeel is dat ook anderen op afstand toegang kunnen krijgen zodat deeltaken eventueel gemakkelijk uitbesteed kunnen worden. De ledenadministratie is direct gekoppeld. Zolang deze up to
date is kunnen "met een druk op de knop" verzendlijsten voor het blad gemaakt worden en kunnen de contributienota's verstuurd worden.
We hebben de onderliggende stukken gezien van de jaarrekening zoals deze gepubliceerd is op de jaarvergadering in 2014. De beginbalans sluit aan bij 2012. De eindbalans roept verder geen vragen op al kun je stellen met de kennis van nu dat ca.. euro 2000 aan debiteuren voor advertenties in Ligfiets& van 2012 en 2013 niet geïnd gaat worden. Het innen van achterstallige contributies is door de secretaris goed ter hand genomen
en per 31-12-2013 staan er geen dubieuze debiteuren meer op de balans.
De contributieopbrengst is in overeenstemming met het aantal leden, dit is ook gewaarborgd door de automatische koppeling van ledenlijst en het verzenden van de contributienota's. De oplage van het blad is wel groter dan het aantal leden op de lijst maar er worden ook bladen gebruikt als reserve of voor promotie.
Wat opviel was dat in de pdf die wij kregen van de boekhouding de
eindejaarsboekingen nog niet "definitief" gemaakt waren.
De overstap naar een echt boekhoudpakket met debiteuren/crediteuren administratie kan door de koppeling met de ledenlijst en het automatisch inlezen en boeken van bankmutaties zeer veel werk besparen bij het innen en verwerken van de contributies. Hulde voor het nemen van deze stap.
Helaas hebben we ook moeten constateren dat de voordelen hiervan nog helemaal tot uiting komen in de praktijk:
-Ondanks de cloudopslag kond de boekhouding niet online aan ons getoond worden. Wij hadden ons verheugd op een demonstratie.
-We hadden van diverse leden gehoord dat er geen contributie over 2015 zou zijn geiind. Alhoewel dit buiten de controleopdracht ligt bleek bij navraag aan de penningmeester dat de contributienota's van 2015(!) nog niet verstuurd waren op 26 november 2015. Over 2014 hebben wij niet gesproken. Ook waren nog geen advertenties (Ligfiets&) over 2015 gefactureerd. Het niet tijdig innen van contributie is zeer zorgwekkend en niet alleen de verantwoordelijkheid van de penningmeester, het hele
bestuur zal zich hiervoor moeten verantwoorden.
We zullen ons verder onthouden van adviezen omdat 2013 in het verleden ligt en veel zaken eventueel achterhaald zijn. Dit is dan meer een taak van de commissies van 2014 en vooral 2015. Het bestuur moet er prioriteit aan geven de jaarcijfers 2015 goedgekeurd en wel bij de jaarvergadering in het voorjaar van 2016 te presenteren.
Groeten, Ymte en Mark-Jan
Verslag kascommissie 2014
We hebben geen administratieve fouten kunnen ontdekken. Robert gaf vlot antwoord op al onze vragen en twijfels. Het programma Twinfield geeft prima rapporten en zover we konden zien was alles bijgewerkt en controleerbaar.
Wat niet betekent dat alles goed is.
Een grote miskleun is het niet innen van de contributie. De aangevoerde reden was dat het programma van de ledenadministratie niet gelinkt kon worden met het thans gebruikte boekhoudprogramma Twinfield.
(In januari 2016 is wel contributie geheven voor 2014 en 2015).
Het gevolg van het niet innen van de contributie is dat de kas van de vereniging in 2014 gedaald is met ongeveer € 36.000.
Eind 2014 stond er zodoende € 34.000 op de rekening.
In de loop van 2015 en 2016 wordt dit verlies weer deels goedgemaakt door betalingen van contributie 2014/2015.
Resumerend kunnen we stellen dat de kascontrole geen administratieve fouten aan het licht heeft gebracht en dat de penningmeester over het boekjaar 2014 decharge verleend kan worden.
Kascommissie 2014,
Guus Vinkesteijn,
Gerard Arends.
Kascontrole 2015
Inschrijven
Om je in te schrijven, moet je eerst inloggen of een account aanmaken.
Reacties en verslagen
Bovenstaand bericht van mij betekent niet dat ik er bij ben. Helaas is de vergadering op een zaterdag en dat is lastig voor mij.
MaartenSneep op zo 31 jan 2016 om 22:25